Jak założyć firmę budowlaną lub remontową

Założenie firmy remontowej zajmuje kwadrans: wniosek w CEIDG jest bezpłatny i nie wymaga kapitału ani uprawnień budowlanych. Trudniejsze decyzje przychodzą później – przy pierwszej fakturze dla klienta prywatnego, pierwszym zleceniu na instalację elektryczną albo pierwszym kontenerze gruzu. Ten poradnik idzie w kolejności, w jakiej te decyzje pojawiają się w praktyce, od ustaleń przed rejestracją po formalności, o których nowe firmy dowiadują się zwykle dopiero podczas kontroli.

Zanim złożysz wniosek w CEIDG

Pierwsza decyzja dotyczy zakresu: czy firma będzie budować domy, robić remonty i wykończenia, czy specjalizować się w instalacjach. Od tego zależą potrzebne uprawnienia, sprzęt i to, kim będą klienci. Druga decyzja, czyli dla kogo pracujesz, ma jeszcze większe znaczenie dla podatków. Ekipa remontująca mieszkania osobom prywatnym działa w innym modelu niż podwykonawca generalnego wykonawcy albo dewelopera: inne są oczekiwania co do faktur VAT, terminów płatności i dokumentacji.

Nowa jednoosobowa działalność może przez 6 miesięcy korzystać z ulgi na start, płacąc tylko składkę zdrowotną, a potem przez 24 miesiące z preferencyjnego ZUS liczonego od 30% minimalnego wynagrodzenia. W budowlance kryje się tu pułapka: z obu ulg nie skorzystasz, jeśli będziesz wykonywać dla obecnego lub byłego pracodawcy te same czynności, które w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym wykonywałeś na etacie. Pracownik firmy budowlanej, który zakłada działalność i dalej robi to samo dla dotychczasowego szefa, tyle że na fakturę, płaci więc pełne składki ZUS od pierwszego miesiąca.

Jednoosobowa działalność wystarcza małym ekipom. Spółka z o.o. ma sens przy dużych kontraktach z wysokim ryzykiem roszczeń albo przy kilku wspólnikach, ale od pierwszego dnia oznacza pełną księgowość i wyższe koszty obsługi, a członkowie zarządu i tak mogą odpowiadać za jej długi, gdy egzekucja z majątku spółki okaże się bezskuteczna.

Nazwa, która pracuje na zlecenia

Nazwa jednoosobowej działalności musi zawierać imię i nazwisko właściciela (art. 43⁴ Kodeksu cywilnego), ale można dodać do niej określenie branży, miejsca i dowolny element wyróżniający. W budowlance nazwa ma konkretną pracę do wykonania: pojawia się na busie, w wizytówce Google, na banerze na rusztowaniu i w poleceniach od klientów, więc powinna być łatwa do zapamiętania i zapisania bez błędów. Warto od razu sprawdzić wolną domenę, nazwy konkurencji w okolicy i bazę znaków towarowych Urzędu Patentowego, a także unikać określeń, które zamkną firmę w jednej usłudze, jeśli planujesz rozszerzać zakres. Pytanie, jak nazwać firmę budowlaną, lepiej rozstrzygnąć przed złożeniem wniosku niż po zamówieniu oklejenia samochodu i tablic na budowę.

PKD i forma opodatkowania

Roboty budowlane mają w klasyfikacji PKD własną sekcję: dział 41 obejmuje budowę budynków, a dział 43 roboty specjalistyczne, w tym instalacje elektryczne (43.21.Z), instalacje wodno-kanalizacyjne, grzewcze, gazowe i klimatyzacyjne (43.22.Z), tynkowanie, posadzki czy malowanie. Kod PKD nie jest pozwoleniem i nie decyduje o stawce podatku, ale banki, leasingodawcy i zamawiający w przetargach sprawdzają, czy zgadza się z tym, czym firma faktycznie się zajmuje. Dlatego we wniosku warto wpisać wszystkie kody, które realnie mogą się pojawić.

O stawce ryczałtu decyduje rodzaj usługi według PKWiU, a nie kod PKD. Przychody z robót budowlanych opodatkowane są ryczałtem 5,5%, co na pierwszy rzut oka wygląda bardzo korzystnie. Ryczałt liczy się jednak od całego przychodu, razem z materiałami, które firma kupuje i wlicza w cenę usługi. Przy remontach, w których materiały stanowią połowę faktury, a do tego dochodzą paliwo, narzędzia i podwykonawcy, dochód bywa na tyle niski, że podatek liniowy albo skala wychodzą taniej. Przed wyborem warto przeliczyć warianty na budżecie kilku typowych zleceń, uwzględniając też różne zasady liczenia składki zdrowotnej.

VAT: zwolnienie czy rejestracja

Nowa firma może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT do limitu sprzedaży określonego w art. 113 ustawy o VAT, a w pierwszym roku limit liczy się proporcjonalnie do okresu działalności. Dla ekipy pracującej tylko dla klientów prywatnych wygląda to na przewagę cenową, ale w budownictwie mieszkaniowym rachunek jest mniej oczywisty. Usługi budowlane w mieszkaniach do 150 m² i domach do 300 m² mają stawkę 8%, a materiały kupowane w hurtowni obciąża VAT 23%. Firma zarejestrowana jako czynny podatnik odlicza te 23% i nalicza klientowi 8%, więc często ma nadwyżkę VAT do zwrotu. Firma zwolniona płaci pełne 23% w cenie materiałów i nie może go odzyskać.

Przy współpracy z deweloperami, generalnymi wykonawcami i innymi firmami rejestracja w VAT jest praktycznie konieczna, bo kontrahenci chcą odliczać podatek z faktur. Usługi budowlane wymienione w załączniku nr 15 do ustawy o VAT, fakturowane między firmami na kwotę powyżej 15 000 zł brutto, wymagają oznaczenia „mechanizm podzielonej płatności” i zapłaty w tym mechanizmie. Odwrotne obciążenie przy podwykonawstwie budowlanym zniknęło w 2019 roku, więc podwykonawca nalicza VAT na zwykłych zasadach.

Stawkę 8% trzeba umieć udokumentować. W umowie i na fakturze powinny się znaleźć adres i rodzaj obiektu, a w dokumentacji informacja o jego powierzchni użytkowej, bo w razie kontroli to wykonawca musi wykazać, że obniżona stawka była uprawniona. Stawki VAT, split payment i zwolnienia to obszar, w którym prawo i podatki zmieniają się regularnie, dlatego model rozliczeń warto ustalić z księgową przed wystawieniem pierwszej faktury, a nie po pierwszej korekcie.

Kasa fiskalna przy klientach prywatnych

Usługi budowlane nie należą do czynności, przy których kasa jest obowiązkowa od pierwszej sprzedaży. Firma może działać bez niej, dopóki sprzedaż na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych nie przekroczy 20 000 zł rocznie, a w pierwszym roku limit liczy się proporcjonalnie do liczby dni działalności. Niezależnie od limitu zwolniona jest sprzedaż, za którą klient zapłacił w całości przelewem, jeśli z ewidencji jasno wynika, której usługi dotyczyła płatność. Płatności gotówkowe, w tym zaliczki na materiały przyjmowane do ręki, wliczają się do limitu, dlatego firmy biorące gotówkę potrzebują kasy szybciej, niż zakładały. Po przekroczeniu limitu są 2 miesiące na rozpoczęcie ewidencji, a przy zakupie pierwszej kasy online można odliczyć 90% jej ceny netto, maksymalnie 700 zł.

Uprawnienia, bez których nie ruszysz

Do założenia firmy budowlanej nie są potrzebne uprawnienia budowlane. Wymaga ich funkcja kierownika budowy lub kierownika robót, a gdy przepisy nakazują ustanowienie kierownika, wyznacza go inwestor, więc firma może współpracować z kierownikiem z zewnątrz. Najwięcej formalności dotyczy prac, w których błąd grozi porażeniem, pożarem albo wybuchem, czyli instalacji elektrycznych i gazowych.

Osoba, która montuje, naprawia lub mierzy instalacje elektryczne, musi mieć świadectwo kwalifikacyjne w grupie 1, a przy instalacjach gazowych w grupie 3. Świadectwo typu E uprawnia do eksploatacji, czyli obsługi, konserwacji, montażu i pomiarów, a typu D do dozoru nad takimi pracami. Świadectwa wydaje się na 5 lat, więc ich ważność trzeba pilnować tak samo jak terminów przeglądów sprzętu. Pomiary to osobny zakres, a przyłączenie nowej instalacji do sieci wymaga oświadczenia o jej gotowości, podpisanego przez osobę z odpowiednimi uprawnieniami.

Przy montażu klimatyzacji i pomp ciepła z czynnikami fluorowanymi potrzebne są dwa certyfikaty: dla pracowników i dla samej firmy, wydawane przez Urząd Dozoru Technicznego. Z kolei operator podestu ruchomego lub podnośnika koszowego, wynajmowanego do prac na elewacji czy dachu, musi mieć uprawnienia UDT. Ich brak przy kontroli PIP albo przy wypadku jest problemem firmy niezależnie od tego, czyj był sprzęt.

Umowa z klientem prywatnym

Umowa zawarta z konsumentem w jego mieszkaniu, czyli poza lokalem firmy, daje mu prawo odstąpienia w ciągu 14 dni bez podania przyczyny. Jeśli firma nie poinformuje o tym prawie, termin wydłuża się do 12 miesięcy. Gdy klient chce, żeby prace ruszyły od razu, musi wyraźnie tego zażądać na trwałym nośniku, na przykład w mailu albo w podpisanej umowie, a po ewentualnym odstąpieniu płaci za prace już wykonane. Ustawa o prawach konsumenta nie obejmuje umów o budowę nowych budynków ani istotną przebudowę, ale typowe remonty i wykończenia mieszkań już tak.

Poza pouczeniem umowa powinna zawierać zakres prac z przedmiarem lub kosztorysem, zasady rozliczania robót dodatkowych, harmonogram płatności i wzór protokołu odbioru. Zaliczka na materiały chroni firmę przed kredytowaniem klienta, a pisemna zgoda na roboty dodatkowe przed sporem o to, co było w cenie. Za wady budynku odpowiedzialność z tytułu rękojmi może trwać do 5 lat, więc zdjęcia kolejnych etapów prac i podpisane protokoły są najtańszym zabezpieczeniem na przyszłość.

Podwykonawstwo bez ryzyka zatorów

Małe firmy często zaczynają jako podwykonawcy większych wykonawców, a wtedy największym ryzykiem jest brak zapłaty. Kodeks cywilny (art. 647¹) przewiduje solidarną odpowiedzialność inwestora za wynagrodzenie podwykonawcy, ale tylko wtedy, gdy przed przystąpieniem do robót inwestorowi zgłoszono szczegółowy przedmiot tych robót, a on w ciągu 30 dni nie zgłosił sprzeciwu. Zgłoszenie może złożyć sam podwykonawca, na piśmie. Bez niego, gdy generalny wykonawca przestanie płacić, podwykonawcy zostaje tylko roszczenie wobec firmy, która właśnie ma problemy z płynnością.

Gruz, odpady i BDO

Z ustawy o odpadach (art. 3 ust. 1 pkt 32) wynika, że wytwórcą odpadów z budowy, remontu czy rozbiórki jest firma, która świadczy usługę, a nie właściciel mieszkania, chyba że umowa stanowi inaczej. Oznacza to obowiązek wpisu do rejestru BDO, prowadzenia ewidencji i składania sprawozdania rocznego do 15 marca, jeśli ilości odpadów przekraczają limity z rozporządzenia w sprawie odpadów niewymagających ewidencji. Gruz, płyty gipsowo-kartonowe, styropian czy wełna trafiają do kontenera zamówionego na firmę, a przy kontroli liczy się to, czy są na to dokumenty. Przeniesienie obowiązku na klienta jest możliwe, ale wymaga wyraźnego zapisu w umowie.

Sama rejestracja w CEIDG to kwadrans. O tym, czy firma zarabia na robocie, czy do niej dopłaca, decydują wybory z pierwszych tygodni: VAT, forma opodatkowania, umowy i uprawnienia, które otwierają drogę do najlepiej płatnych zleceń.

Najczęściej zadawane pytania

Czy do założenia firmy budowlanej potrzebne są uprawnienia?

Nie. Uprawnienia budowlane są potrzebne osobie pełniącej funkcję kierownika budowy lub robót, a nie właścicielowi firmy. Świadectwa kwalifikacyjne są natomiast wymagane od osób wykonujących instalacje elektryczne i gazowe, a certyfikaty UDT przy montażu klimatyzacji i pomp ciepła z czynnikami fluorowanymi.

Jaki VAT obowiązuje przy remoncie mieszkania?

Stawka wynosi 8%, jeśli mieszkanie ma do 150 m² powierzchni użytkowej, a dom do 300 m². Przy większym metrażu stawka 8% dotyczy tylko części proporcjonalnej do limitu, a reszta jest opodatkowana stawką 23%. Remonty lokali użytkowych i biur mają VAT 23%.

Czy firma remontowa musi mieć kasę fiskalną?

Nie od początku działalności. Kasa staje się obowiązkowa po przekroczeniu 20 000 zł rocznej sprzedaży na rzecz osób prywatnych. Niezależnie od limitu z ewidencji na kasie zwolnione są usługi opłacone w całości przelewem, jeśli z dokumentów wynika, czego dotyczyła płatność.

Jaki kod PKD wybrać dla firmy remontowej?

Kody z działu 43 PKD, dobrane do faktycznego zakresu prac, na przykład 43.21.Z dla instalacji elektrycznych czy 43.22.Z dla instalacji wodnych i grzewczych. Firma budująca całe domy wpisuje też kod z działu 41. Warto zgłosić wszystkie kody, które realnie pojawią się w działalności.

Jaka stawka ryczałtu obowiązuje przy usługach budowlanych?

Przychody z robót budowlanych opodatkowane są ryczałtem 5,5%. Ponieważ podatek liczy się od całego przychodu, razem z materiałami, przy wysokich kosztach materiałów i podwykonawców korzystniejszy bywa podatek liniowy albo skala.

Czy firma remontowa musi mieć wpis do BDO?

Tak, jeśli wytwarza odpady budowlane w ilościach przekraczających limity z rozporządzenia o odpadach niewymagających ewidencji. Wytwórcą odpadów z remontu jest firma świadcząca usługę, chyba że umowa z klientem stanowi inaczej.

Czy mogę założyć firmę i pracować dla byłego pracodawcy na preferencyjnym ZUS?

Nie, jeśli dla byłego pracodawcy wykonujesz te same czynności, które w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym wykonywałeś u niego na etacie. W takiej sytuacji nie przysługuje ani ulga na start, ani preferencyjne składki.